Auxiliaire administratif et d’accueil

L’agent d’accueil, le réceptionniste est la première personne que l’on rencontre en se présentant dans une société, dans une administration, sur un lieu de foire, dans un centre commercial, un lieu touristique (syndicat d’initiative, office du tourisme, village de vacances, parc de loisir…).

Il donne la première impression, souvent déterminante, et reflète l’organisation du service ou de la société. Aimable et courtois, il est chargé de fournir des réponses aux demandes concernant les services, l’emplacement des locaux, les horaires, les activités proposées… afin de contribuer à la bonne renommée de l’entreprise

Ces différentes tâches varient suivant son secteur d’occupation.

• Répondre au téléphone, faire suivre les appels et passer des coups de fils ;
• Accueillir les visiteurs et les clients et les rediriger vers la bonne personne ou le bon service ;
• Établir un listing des visiteurs et préparer des badges ;
• Fixer et confirmer les rendez-vous;
• Donner des renseignements d’ordre général;
• Classer des documents et s’occuper de la correspondance;
• etc.

L’employé administratif, comme tout secrétaire, est l’interface entre l’extérieur et la société qui l’emploie. Il reçoit, filtre et diffuse les communications téléphoniques. Il prend les messages et les transfère aux intéressés. Il lit et répond éventuellement aux messages électroniques. Il accueille et informe parfois le public, les clients ou les fournisseurs.

Il veille aussi au bon fonctionnement des équipements de bureau (photocopieur, fax, téléphone, affranchisseuse, relieuse, broyeur à papier…) et à l’approvisionnement en encre, en papier et en matériel divers. Il est en contact avec les fournisseurs, les services comptables et d’entretien.

L’encodeur procède à l’entrée d’informations (lettres, documents…) nécessaires au fonctionnement du service ou de l’entreprise dans un système informatique. Il/elle assure la présentation et le classement de ces informations, en référence à des normes.
Activités principales :

• Transcription de factures.
• Transcription de correspondances.
• Transcription de toutes sortes de documents.
• Transcription de réunions, de conférences.

L’opérateur/opératrice de saisie est le dactylo des années 2000. Ce professionnel réceptionne des documents comptables et administratifs, manuscrits ou enregistrés.
Il les vérifie, les classe et les encode à l’aide d’outils bureautiques.
Il se charge ensuite de leur suivi et de leur actualisation.
Il diffuse parfois les informations récoltées aux services concernés.
Il travaille à partir de consignes précises dans le respect des délais pré-établis.

Vidéo de présentation de la section.